Dinamizar una red: ¿Qué es un YamJam?

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Un YamJam es una sesión moderada de preguntas y respuestas en vivo alojada en Yammer y abierta a empleados de toda la organización, de un área concreta o con algún interés en común. Se trata de un evento enfocado hacia un tema en el que los promotores responden y discuten preguntas de los usuarios por un período determinado de tiempo, que suele ir desde unos 30 minutos hasta una hora de duración.

Los YamJams sirven para compartir una visión, mejores prácticas e ideas en torno a un desafío o tema específico. También se utilizan para resolver problemas o para buscar nuevas ideas. Entre sus ventajas, destaca que permiten a los empleados tener la oportunidad de romper con la jerarquía e interactuar directamente con altos cargos.

“YamJam” es un término acuñado por Yammer y adoptado por muchos de sus clientes, aunque algunos prefieren utilizar títulos como “Yammer Power Hour”, “Yammer City Hall”, “Yammer Time”, etc. Lo del nombre es lo de menos. Puedes llamarlo como quieras siempre y cuando mantengas la filosofía de este tipo de encuentro virtual.

¿Por qué deberías organizar un YamJam?

Los YamJams permiten a los miembros de un grupo o red:

  • Involucrar a múltiples participantes en la red de forma simultánea
  • Compartir y recibir información valiosa y conocimiento
  • Interactuar con los directivos de una manera que no era posible anteriormente o con grupos de expertos

¿Cómo organizo un YamJam en mi red?

Paso 1: Define tu audiencia

Si lo que quieres es dinamizar una red o grupo de interés, comienza lo más ampliamente posible. Cuantos más participantes tenga la sesión, mayor será la probabilidad de intercambio de ideas y debate.

Inicialmente sería aconsejable considerar el conjunto de habilidades de tu público. Si crees que tu equipo o público objetivo no son conocedores de los medios de comunicación social, podría ser conveniente una sesión previa de entrenamiento en el uso de la herramienta.

Paso 2: Elige un tema que atraiga a tu público

Elige temas de actualidad para toda la empresa que puedan afectar a equipos, departamentos o áreas específicos, en los que se puedan manifestar diferentes puntos de vista. Algunos de los temas más atractivos pueden involucrar cuestiones de política de empresa y de bienestar general, por ejemplo:

  • Ideas de mejora de seguridad
  • El futuro de la empresa
  • Iniciativas para la diversidad
  • La mejora de la cultura corporativa

Paso 3. Estructura tu YamJam con detalle

Programa la sesión en una fecha y hora en la que sea probable que el público esté en condiciones de participar. Considera la zona horaria, el día de la semana y las vacaciones, sobre todo si estás incluyendo profesionales de varias áreas geográficas. Especifica un marco de tiempo limitado: Hacerlo sentará las bases para las discusiones en tiempo real. Sin embargo, piensa que una parte del valor de una red social empresarial es la discusión asíncrona, así que debes estar preparado para debates que persisten después de la hora oficial de finalización del encuentro virtual.

Paso 4. Elige al moderador

Para YamJams extensos, los organizadores pueden plantearse reclutar a usuarios experimentados, aunque no pertenezcan a sus equipos, que puedan moderar la sesión de manera eficiente.

Paso 5: Selecciona a personas que animen la conversación

Estas personas ayudan a promover y facilitar el YamJam haciendo preguntas y animando a otros a participar. Ellos pueden determinar de antemano qué preguntas cubren o mantenerlas abierta para que los empleados pregunten lo que quieran.
Dirígete a las siguientes personas influyentes en privado para que ayuden a guiar la discusión:

  • Altos dirigentes o expertos en la materia
  • Community Managers
  • Equipo de Marketing y Relaciones Públicas
  • Asistentes (Si un ejecutivo no se siente cómodo con la tecnología, es posible que quieras tener a sus asistentes disponibles para ayudar a escribir las respuestas a las preguntas y comentarios)
  • Usuarios más activos que actúan como embajadores de la red social empresarial

Paso 6: Instruye y prepara a los líderes de la conversación

Al menos una semana antes de la sesión, reúnete con las personas que van a liderar el YamJam y con los directivos implicados para discutir la logística y los detalles. Asegúrate de que todo el mundo está preparado para utilizar Yammer antes del evento.

Paso 7: Crea un grupo público de Yammer y un #tema (hashtag)

Crea un grupo nuevo o identifica uno existente para acoger el YamJam e invita a todos los participantes al grupo con antelación.
Asigna un tema o etiqueta de Yammer (por ejemplo, #YamJam_Agosto2014) para ayudar a los miembros a seguir la conversación o a encontrarla en el futuro.
Permite a los participantes presentar temas de discusión o preguntas con anticipación usando una nota Yammer dentro del grupo.

Paso 8. Establece reglas y expectativas

Articula lo que constituye un comportamiento aceptable para los participantes, líderes y moderadores. Refiérelos a las directrices de medios sociales de tu compañía. Establece expectativas realistas en tus comunicaciones con todos ellos. Fomenta la confianza entre los participantes esbozando la acción que resultará del YamJam.

Paso 9: Comunica y promueve el evento

Anuncia el YamJam en el propio Yammer y considera otros canales de comunicación para darlo a conocer: invitaciones de Outlook, e-mails y comunicaciones en la intranet, entre otros. También puedes usar carteles y otros elementos visuales, como pantallas interactivas, para dar a conocer el evento.

Prepárate para posibles incidentes y digresiones: En una conversación en vivo, siempre es posible encontrar ideas radicales, opiniones disidentes o comentarios aparentemente irrelevantes de los participantes. Los líderes deben estar abiertos a los puntos de vista divergentes para estimular la colaboración y deben evitar los intentos de sofocar conversaciones paralelas, a excepción de las que sean inadecuadas, obviamente, en un entorno empresarial.

Cuando las discusiones se desvíen del tema objeto del YamJam, los líderes y los moderadores deben hacer todo lo posible por ignorar los debates fuera de lugar y suavemente dirigir la conversación hacia el tema del YamJam con nuevos mensajes o respuestas a las aportaciones más adecuadas. Si hay un acuerdo de ‘no conversaciones paralelas’ dentro de las reglas del juego, es una buena práctica para uno de los participantes o el equipo de apoyo que la auto-gobierna mencionar cortésmente que las conversaciones paralelas deben tener lugar fuera del grupo.

Paso 10: Haz que los líderes se reúnan 30 minutos antes del YamJam

Asegúrate de que todo el mundo está listo y cómodo y no tiene más preguntas. Esto incluye a cualquier persona que ayude a guiar la conversación o sea administradora de la comunidad en general.

Revisa los temas de debate o preguntas que los participantes pueden ya haber subido al grupo o nota sobre el YamJam. También te recomiendo que publiques un anuncio recordatorio para el grupo 30 minutos antes de la hora de inicio.

Paso 11. Pide evaluaciones (feedback) y explota el conocimiento generado

Al final de tu YamJam, proporciona un vehículo para que los participantes compartan sus opiniones sobre el evento, por ejemplo una encuesta. Sistematiza el conocimiento generado y acuérdate de regresar a la comunidad para contar lo que finalmente se ha hecho con él. ¿Se ha presentado un nuevo proyecto como consecuencia de las ideas aportadas? ¿Habrá una campaña nueva? ¿Se modificará un proceso? ¿Cambiará la estrategia?

Cómo organizar un YamJam

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