Diferencia entre grupos y redes externas en Yammer

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Spider web

Grupos y redes externas son las dos estructuras básicas sobre las que trabajamos en Yammer para acceder a la información general de la empresa o específica de equipos de trabajo y colaboración.

Características de los grupos

Todo en Yammer pertenece a algún grupo, bien sea el general de toda la compañía o a un grupo en concreto (público o privado).

Un grupo en Yammer es una subdivisión de personas que pertenecen a una misma red o comunidad. Comparten intereses comunes, tienen funciones parecidas o trabajan en el mismo departamento.

En el menú de la izquierda podemos elegir cualquier grupo del que formemos parte y ver el contenido específico publicado en él.

Dentro del grupo vemos en la parte superior el nombre y el correo electrónico, a través del cual se le pueden dirigir mensajes. Los grupos pueden ser de dos tipos:

  1. Los públicos están abiertos a cualquiera que pertenezca a la red de Yammer. No es necesario pertenecer a un grupo público para poder interactuar con él.
  2. Un grupo privado, por el contrario, tiene acceso restringido a los miembros aprobados y solo ellos podrán participar o unirse.

Hay cuatro pestañas dentro de los grupos:

  • Lo primero que puede verse dentro de un grupo son las conversaciones. Desde aquí podemos publicar una actualización u otros mensajes especiales, como los anuncios.
  • En la pestaña información el administrador puede añadir datos sobre el grupo, como una descripción, los miembros que forman parte del equipo, qué tipo de publicaciones se realizan y, en general, todo aquello que considere relevante y útil para sus integrantes.
  • La tercera pestaña son los archivos compartidos dentro del grupo.
  • La cuarta son las notas editadas en el grupo

¿Cómo buscamos y nos unimos a un grupo?

Si no perteneces a un grupo o quieres unirte a alguno más, puedes hacerlo pulsando sobre la palabra “grupos” que aparece en el menú de la izquierda. En la primera pantalla te aparecen algunas sugerencias, pero puedes obtener muchas más haciendo click en “Ver más grupos”.

Otra forma es ir a la parte superior derecha de la pantalla de Yammer, donde vemos tres puntos y hacer click en este botón para llegar a la opción “Grupos”.

Buscar grupos

 

Una vez que hemos seleccionado esta opción, aparecen tres pestañas:

  1. Grupos sugeridos
  2. Mis grupos, a los que yo pertenezco
  3. Todos los grupos de la red: Desde aquí, puedes buscar por orden alfabético y ordenarlos por criterios como el número de miembros (en general, los más populares suelen ser más activos) Desde aquí podemos unirnos al que elijamos o enviar al administrador una solicitud de acceso. También podremos abandonar un grupo al que pertenezcamos pero que ya no nos interese.

Grupos 2

 

Por último, Yammer también tiene un buscador genérico en la parte superior donde nos permite localizar un grupo específico por el nombre.

Buscar 2

Si no encontramos el sitio adecuado donde unirnos para llevar a cabo nuestro proyecto, podemos crear un grupo nuevo. Es muy importante que nos cercioremos de que no existe ya previamente para evitar duplicidades y no generar confusión. Al crearlo, se abrirá una ventana donde podemos darle un nombre y una descripción y decidir si queremos que sea público o privado.

Característica de las redes externas

Las redes externas son redes Yammer separadas, destinadas a la comunicación con colaboradores externos, tales como clientes, asociados y contratistas. Según la propia definición de Yammer, suponen un buen medio para colaborar con terceros ajenos a la organización.

Las redes externas están separadas de la red principal de tu compañía y no están limitadas por la extensión de e-mail del usuario, ya que puedes invitar a alguien perteneciente a otra empresa a unirse a esa red externa e incluso con direcciones de correo personales tipo Yahoo, Gmail, Hotmail… Estas redes son un perímetro cerrado: las personas de la compañía externa no podrán acceder al resto de tus redes. La seguridad de la información está garantizada.

Para acceder a las redes a las que pertenecemos, tienes que ir debajo de los grupos donde aparece “networks”. Dentro de esta sección podemos ver el listado de nuestras redes. Nos da también la posibilidad de crear una red externa (si el administrador no ha limitado esta opción) o examinar las existentes. No necesitamos logins adicionales para acceder a ellas, lo que facilita la colaboración con los clientes.

Cuando nos metemos en examinar redes externas encontramos tres pestañas:

  1. Nuestras redes externas: Son las creadas por alguien de la red interna principal. Para unirte a cualquiera de ellas solo hay que hacer click en el botón “join” o “acceder” que aparece a la derecha de cada una de ellas.
  2. Redes externas relacionadas: En ellas hay uno o más miembros de la red principal participando en ellas. Han sido creadas por otros clientes de Yammer.
  3. Mis redes externas: muestra las redes externas en las que participas o de las que eres parte.

Al crear una red nos aparece una ventana emergente similar a la que vemos cuando creamos un grupo. Será aquí donde le daremos una denominación o nombre y una descripción. Podemos también subir una imagen, si lo deseamos, que sea identificativa de la red.

Después otorgaremos los permisos para hacer la red abierta o cerrada. Si es abierta, cualquiera puede invitar a otros nuevos miembros a unirse a ella. En cambio, en las cerradas tan solo el administrador tiene esa facultad.

Por último nos ofrece la posibilidad de permitir que los miembros de la red principal puedan unirse sin invitación.

Diferencia entre grupos y redes Yammer

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