Definición: Qué es una red social empresarial

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Qué son las redes sociales empresarialesA lo largo de los años he visto muchas definiciones muy distintas de lo que es y no es una red social empresarial o red social interna (‘Enterprise Social Network’ en inglés). ¿El motivo de tanta discrepancia? Que son algo vivo, que ha ido evolucionando con el tiempo.

Las redes sociales empresariales no sirven para nada si no te sirven a ti

Por eso, en lugar de recopilar un montón de opiniones distintas y de decirte lo que piensan aquí y allá, te voy a dar el fruto destilado de mis lecturas y experiencias y a pedirte que compartas conmigo tus reflexiones para que esta descripción siga alimentándose, creciendo y, sobre todo, siendo algo útil para todos.

Las redes sociales internas son tecnología

Suena evidente, pero hay muchas formas de compartir información y de colaborar que pueden ser analógicas y “atecnológicas”, por lo que no está de más recordarlo aquí. Una red social interna es un sistema basado en tecnología web. Y, a día de hoy, añadiría que tiene que ser multidispositivo y permitir que se utilice en movilidad. Si tu red social corporativa no cumple estas características, más pronto que tarde tendrás que empezar a buscar alternativas.

Permiten la comunicación bidireccional

No hace tanto escuché a una empresa presumir de su red social corporativa, aunque en realidad el departamento de comunicación interna era el único que tenía permisos para proponer temas que los empleados podían comentar. Evidentemente esto no es una red social, sino una intranet clásica relanzada y remozada.

Para que una red social interna pueda ser considerada como tal el acceso tiene que ser abierto e igual para todos. Es la democratización de la comunicación. Cualquiera puede proponer un asunto de discusión y decidir de lo que se habla. Todos los miembros de la comunidad pueden comentar sobre cualquier cosa que esté en un grupo o espacio público.

Hay, por supuesto, administradores y community managers que moderan y que tienen permisos especiales, pero su función no es censurar ni decidir qué es noticia dentro de la organización. En la red social empresarial la lucha no es por convencer a los “guardianes de la información” de que tu historia merece la pena. La batalla real es por la influencia.

Son un sistema de gestión del conocimiento

Algunos vendedores de soluciones te intentarán convencer de que estos sistemas reducen el volumen de correos electrónicos, pero esto no siempre es así. Entre otras cosas, porque muchas soluciones te envían alertas a tu email, por lo que incluso te puedes encontrar con más mensajes que antes si no ajustas bien tu configuración.

Lo que sí permiten reducir es el correo inútil: puedes incorporar a una persona a un grupo de trabajo y tendrá acceso a las conversaciones y a la documentación sin que tengas que pasarte horas buscando qué reenviarle. Incluso puedes evitarte responder una y otra vez a la misma pregunta: si alguien te plantea una duda y la resuelves en un mensaje privado, nada impide que dentro de diez días alguien vuelva a preguntarte lo mismo otra vez. Si lo respondes en tu grupo de trabajo, la respuesta estará al alcance de los 200 compañeros con los que interactúas, no en tu bandeja de salida y en la bandeja de entrada de quien te consultó por primera vez.

Pero, para que esto sea así, la herramienta tiene que permitirte algún tipo de gestión de conocimiento, como pueden ser las etiquetas, y contar con un motor de búsqueda potente. Si nadie puede encontrar el saber acumulado, estarás muy lejos de sacar el máximo potencial a tu comunidad.

Son una herramienta para trabajar y colaborar

La evolución del mercado ha dejado claro que lo que empezó como red social se está transformando en red de negocio, pero a veces el prejuicio de que las redes sociales internas son una distracción, un lugar para pasar el rato o para tener únicamente interacciones sociales es el más difícil de vencer.

Por eso insisto: la red social interna está ahí para trabajar de forma eficaz. Si un proceso es más lento o empeora al trasladarlo a un grupo de trabajo de la comunidad, mejor no hacerlo y dejarlo como está.

Si estás buscando una solución para tu empresa, mi consejo es apostar por una que te permita compartir documentos e incluso editarlos en línea. Lo ideal sería que la solución que elijas se pueda integrar hoy o en el futuro cercano con tus herramientas de trabajo cotidianas: el software de procesamiento de textos, hojas de cálculo, etc. Sea lo que sea lo que tengas, tiene que permitir que los empleados colaboren entre sí.

Suponen y favorecen un cambio en la cultura

Las redes sociales empresariales son una herramienta, pero si no consiguen un cambio gradual en los comportamientos y en la cultura habrán fracasado estrepitosamente. Pretenden que las organizaciones se adapten más rápido a los cambios, que respondan con más celeridad a un entorno que evoluciona a toda velocidad, que las estructuras sean más flexibles y la gestión de la información más eficaz.

El objetivo que persiguen es que las organizaciones dejen de funcionar como una jerarquía y pasen a trabajar como una red, que se pase del modelo de control a otro en que se dé más poder a las personas.

Pero si tu CEO se molesta cuando un empleado se dirige a él en la red sin pasar por ningún filtro, es probable que esto no sea lo que estás buscando. Si la mayoría de tu organización se ofende porque alguien resuelve un problema sin seguir la cadena de mando y después de años y de un proceso de gestión del cambio esto sigue sucediendo, quizá debas reevaluar tus objetivos y valorar si merece la pena seguir invirtiendo tiempo y dinero en el proyecto.

Tiene que servir a los objetivos de tu empresa

¿Sorprendido/a? Esto deja nuestra definición abierta y puede que sea un poco decepcionante, pero creo que es lo único sincero que te puedo decir. Los beneficios y utilidades son infinitas, pero las redes sociales internas no sirven para nada que no te sirva a ti. Así que busca en esta lista, de entre todo lo que puede caracterizar a una red, qué es lo que quieres que defina a la tuya

  • Identificar expertos, atraer y retener el talento
  • Mejorar los procesos de innovación, explotar la inteligencia colectiva. Crowdsourcing para la resolución de problemas
  • Eliminar diferencias horarias y barreras geográficas
  • Buscar sinergias: evitar duplicidades. Fomentar que se compartan y optimicen recursos. Promover la cooperación transversal
  • Compartir buenas prácticas para que sean reproducibles y aprovechables en otras áreas del negocio
  • Fomentar actitudes proactivas en los empleados, potenciar su liderazgo y el sentido de responsabilidad
  • Acercar a la alta dirección a los empleados
  • Reducir la cantidad, frecuencia y duración de las reuniones presenciales

¿Se te ocurre alguna más? ¿Cuál es la más importante para ti?

Infografía: Definición de red social empresarial

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