Cómo organizar reuniones efectivas con una red social empresarial

Compártelo en...Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedInShare on Google+Pin on PinterestEmail this to someonePrint this page

ReunionesLa ‘reunitis’ es uno de los males de nuestro tiempo. Esta enfermedad, alentada y alimentada por todos nosotros (me incluyo a mí también), trastorna nuestro juicio y nos hace tomar como cierta una alucinación: Cuando algo es verdaderamente importante, merece una reunión. En los encuentros presenciales, nos coordinamos mejor. Y la manifestación más dañina de todas: cuantas más personas haya en cada uno de estos improductivos encuentros, mejor. Pero no te preocupes: el amor a las reuniones tiene cura.

Un compañero en una red social interna me ha facilitado una divertida app para que visualices el horroroso coste de una reunión poco efectiva. La preocupación por esta cuestión es tal que se han llegado a vender a través de Amazon calculadoras de costes de reuniones.

Descoordinados y permanente reunidos

Según datos facilitados por Microsoft, los integrantes de un equipo emplean alrededor del 61 por ciento del tiempo que pasan en la oficina tratando de coordinarse, lo que significa que sólo el 39 por ciento del tiempo se dedica a trabajar.

Pero hay muchos más ejemplos. Jeff Denneen, socio de la consultora Bain & Company, cuenta en LinkedIn cómo una empresa líder del sector tecnológico vio que su productividad y su rentabilidad caían en picado. Cuando encuestó a sus 30.000 empleados sobre los posibles motivos, descubrió que tan solo el 54 por ciento del tiempo que pasaban en las reuniones era realmente productivo.

La solución: Crea grupos de trabajo en la red social empresarial

Ya sean departamentales o transversales para proyectos específicos, la mejor forma de gestionar un proyecto en una red social interna es creando un grupo de trabajo:

  • Comparte en él toda la documentación relevante para el proyecto.
  • Etiqueta el contenido para que pueda ser encontrado más tarde, sobre todo si tienes que incorporar personas al proyecto y no quieres estar reenviando cientos de correos.

Trabaja en alto (‘Work out loud’)

Entre reunión y reunión, cuéntale a los demás los avances y lo que vas haciendo en el grupo que hayas creado para ello. ¿Qué implica esto? Transparencia y compartir con criterio. No se trata de “infoxicar” a todos los que te rodean con actualizaciones de estado irrelevantes (“Acabo de llegar de vacaciones y me voy a poner a trabajar en el plan de comunicación para la próxima campaña cuando me termine el café”), sino de ponerte en la piel de los otros y pensar, dentro de todo lo que estás haciendo, qué cosas podrían ser interesantes para el resto de integrantes del proyecto o grupo (“Acabo de tener una discusión telefónica con un consultor de comunicación sobre nuestro plan para el año que viene y me ha hecho notar que los puntos 1, 5 y 7 son susceptibles de mejora. ¿Creéis que tiene razón o lo dejamos como está?”).

¿Cómo saber si estás contando mucho o demasiado poco? No se puede al principio y la única forma es empezar a hacerlo. Fíjate en las interacciones y preguntas que generan tus posts. Esta es una excelente guía para saber cuándo estás contando lo que tienes que contar y cuándo estás hablando demasiado.

Si este sistema te parece demasiado trabajoso, entonces quizá quieras conocer lo que cuentan algunas de las compañías que han seguido este método de trabajo:

  • El Banco Nacional de Australia y su programa para licenciados. Entre otros beneficios, constató que el hecho de no tener que estar contestando a correos uno por uno les supuso un inmenso ahorro de tiempo.
  • Compañías como Grundfos aseguran que los correos que buscan la colaboración o la gestión de proyectos se han reducido un 40 por ciento con su red social empresarial.
  • Alan Inman-Ward, gerente de Conocimiento del Inquilino en Charter Housing, una firma dedicada al alquiler de viviendas, explicó en un podcast – que lamentablemente ya no está disponible online- que “trabajar en alto” les procuró dos beneficios claros: mayores niveles de engagement y participación en general y reuniones más efectivas, ya que les permitió eliminar todo el tiempo que dedicaban a ponerse al día de la agenda de sus reuniones mensuales.

Por último, considera un beneficio adicional: todas las conversaciones quedan registradas. Se acabó el “yo entendí que tú dijiste que te ibas a ocupar de…” y el “No, yo nunca me comprometí a eso”. Está todo por escrito.

Acorta la lista de invitados a las reuniones

Recuerda la regla del siete, que dice que con cada asistente a una reunión a partir del número siete se reduce la probabilidad de tomar una decisión buena y efectiva en una 10 por ciento. No invites a oyentes o a gente simplemente para que ponga la oreja. Puedes mantener informadas a todas a estas personas en el grupo del proyecto y recabar su feedback e incluso el de las personas que no participan directamente. Esta es una de las claves para conseguir reuniones efectivas.

Redacta una agenda colaborativa en tu red social empresarial

Aunque parezca mentira, todavía se convocan reuniones sin puntos de agenda claros y específicos, lo que puede hacer que la reunión se vaya por las ramas. Para que el orden del día no se convierta en otra batalla que degenere en decenas de e-mails, puedes pedir a los integrantes del grupo de trabajo que incluyan los puntos que quieren tratar en un documento que se pueda editar de forma colaborativa. Utiliza las conversaciones en la red social interna para priorizar las cuestiones que deben abordarse, si hay demasiadas propuestas. Puedes aparcar, que no eliminar, aquellos aspectos que no se consideren estratégicos o urgentes.

Elabora actas: acuerdos, acciones derivadas y responsables

Durante la reunión se puede redactar anotaciones y unas pequeñas actas resumidas, que incluyan los principales acuerdos, las acciones y tareas que se derivan de la reunión y las personas a las que se les asignan. En vez de esperar a la siguiente reunión para ver qué ha pasado con todo esto, haz un seguimiento del proyecto en la red social corporativa hasta la próxima reunión.

Toma decisiones con un sistema de encuestas

Uno de los principales motivos por los que nos reunimos es para llegar acuerdos sobre ciertos asuntos. Entiendo que haya negociaciones espinosas, en las que sea necesario estar cara a cara. Pero, ¿es así en todos los casos? Con un sistema de encuestas, una funcionalidad que ya incluyen muchas redes sociales internas, es posible centrar las decisiones. Este método se utilizó por ejemplo con éxito en la Cumbre de Directivos de Telefónica.

Haz un ‘wiki’ de la evolución proyecto

¿Cuáles han sido los hitos y resultados del proyecto? Puedes elaborar ‘wikis’ con todo tipo de cuestiones: desde la documentación fundamental (¿cuántas personas van a las reuniones sin haber leído ni un solo documento porque ya no saben ni dónde están?) hasta pequeños cuadernos de bitácora que recojan los principales hitos. Mantén estos recursos a la vista de todos, para que los miembros del grupo sigan la evolución. Este sistema tiene también ventajas para las nuevas incorporaciones: tardarán menos en ponerse al día.

Haz tu grupo público para explotar sinergias

Entiendo que este es uno de los puntos más difíciles de aceptar, porque va en contra del secretismo del correo y de muchas reuniones. Pero si el asunto que estás tratando no es confidencial, te recomiendo que la configuración de tu grupo sea pública por defecto. Un empleado de una gran compañía, de más de 50.000 empleados, me comentó el otro día que, gracias a este sistema, descubrieron que tenían cinco iniciativas diferentes para resolver el mismo problema. ¡Eso sí que es un buen método para evitar montones de reuniones innecesarias! Si no lo hubieran hecho visible a todo el mundo, probablemente nunca se hubieran dado cuenta.

Reuniones efectivas: Reduce la duración a la mitad

Una vez hecho todo esto, y a medida que todas las personas implicadas se vayan familiarizando con la dinámica, notarás que ya no son necesarias reuniones tan largas. Redúcelas a la mitad: con 30 minutos es suficiente si todo el mundo va bien preparado. Si mantienes el tiempo habitual de reunión, es muy probable también que el efecto que notes es que se toman más decisiones y que el encuentro en general es más efectivo. Con este método de trabajo, ya no es necesario entrar en los detalles ni analizar cada documento de forma exhaustiva durante la reunión presencial.

Infografía: Reuniones efectivas con una red social empresarial

Compártelo en...Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedInShare on Google+Pin on PinterestEmail this to someonePrint this page
No Responses

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Uso de cookies

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información. ACEPTAR